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DSGVO
20Jun 2018
DSGVO
Stefan Drinhaus 20. Jun, 2018

Neue Datenschutzregelungen

Liebe Vereinsmitglieder,  liebe Kursteilnehmer,

 

der Kodokan Olsberg e.V. hat mit Wirkung vom 25. Mai 2018 seine Datenschutzrichtlinien angepasst! Wir sind verpflichtet euch im Rahmen der unter diesem Anschreiben befindlichen „Informationspflicht“ über unseren Umgang mit personenbezogenen Daten und eure daraus resultierenden Rechte aufzuklären. Weiterhin hat der Kodokan Olsberg eine eigene, der EU- weiten DSGVO angepassten „Datenschutzordnung“ geschaffen, welche sich ebenfalls in aktueller Fassung unter diesem Anschreiben und unter der „Informationspflicht“ befindet. Durch unsere außerordentliche Mitgliederversammlung am 18. Mai 2018 wurde eine Änderung der Vereinssatzung beschlossen, die den Vorstand zu Beschluss und Anpassung dieser Ordnung ermächtigte.

 

Alle relevanten Dokumente, die aktuelle Satzung und die jeweils aktualisierten Ordnungen sind auf unserer Homepage abrufbar. Sämtliche Regelungen zum Datenschutz sind auch in ausgedruckter Form in der Olsberger Realschulturnhalle (Bahnhoftraße 59, 59939 Olsberg) zu den regulären Trainingszeiten einsehbar bzw. verfügbar. 

 

Liebe Sportfreunde, diese Information an euch erfüllt solche Belange, die uns im Umgang mit bestehenden Mitgliedern per Gesetz aufgetragen wurden. Sie bildet aber nur einen kleinen Teil von vielen Maßnahmen ab, die der Vorstand im Zuge der Anpassung an die neue DSGVO in den letzten Wochen und Monaten durchgeführt hat. Für all die dafür erledigte und auch zukünftig noch nötige ehrenamtliche Arbeit möchte ich meinem kompletten Vorstand an dieser Stelle ganz herzlich Danke sagen! Es ist für einen kleinen Sportverein wie unseren in meinen Augen alles andere als selbstverständlich, den heutigen rechtlichen Anforderungen in all seinen sinnvollen und weniger sinnvollen Erscheinungsformen in adäquater Weise gerecht zu werden… nochmals vielen Dank und weiter so!

 

Solltet ihr Fragen zum Thema Datenschutz im Kodokan Olsberg e.V. oder jeglichen anderen Themen haben, könnt ihr euch gerne an uns wenden.

 

Mit sportlichen Grüßen,

Stefan Drinhaus

Informationspflicht nach Art. 13 und 14 EU-DSGVO

Informationspflichten nach Artikel 13 und 14 DSGVO:

Nach Artikel 13 und 14 EU-DSGVO hat der Verantwortliche einer betroffenen Person, deren Daten er verarbeitet, die in den Artikeln genannten Informationen bereit zu stellen.

Namen und Kontaktdaten des Verantwortlichen sowie gegebenenfalls seiner Vertreter:

Kodokan Olsberg e.V.

Hüttenstr. 24

59929 Brilon

info@kodokan-olsberg.de

+49 (0)2961 989123

Vertreter: 1.Vorstand Stefan Drinhaus, 2. Vorstand Ralf Engemann

  1. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten/der Datenschutzbeauftragten:

Zurzeit ist es nach gesetzlichen Vorgaben nicht notwendig einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Bei Allen Belangen zu dem Thema Datenschutz oder den Ausübungen der unten aufgeführten Rechte der Betroffenen steht der Vorstand zur Verfügung.

  1. Zwecke, für die personenbezogenen Daten verarbeitet werden:

Die personenbezogenen Daten werden für die Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet (z.B. Einladung zu Versammlungen, Beitragseinzug, Organisation des Sportbetriebes).

Ferner werden personenbezogene Daten zur Teilnahme am Wettkampf-, Turnier- und Sportbetrieb der Landesfachverbände und anderen Vereinen an diese weitergeleitet.

Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Zusammenhang mit sportlichen Ereignissen einschließlich der Berichterstattung hierüber auf der Internetseite des Vereins, in Auftritten des Vereins in Sozialen Medien sowie auf Seiten der Fachverbände veröffentlicht und an lokale, regionale und überregionale Printmedien übermittelt.

  1. Rechtsgrundlagen, auf Grund derer die Verarbeitung erfolgt:

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt in der Regel aufgrund der Erforderlichkeit zur Erfüllung eines Vertrages gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Bei den Vertragsverhältnissen handelt es sich in erster Linie um das Mitgliedschaftsverhältnis im Verein und um die Teilnahme am Spielbetrieb der Fachverbände.

Werden personenbezogene Daten erhoben, ohne dass die Verarbeitung zur Erfüllung des Vertrages erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung aufgrund einer Einwilligung nach Artikel 6 Abs. 1 lit. a) i.V.m. Artikel 7 DSGVO.

Die Veröffentlichung personenbezogener Daten im Internet oder in lokalen, regionalen oder überregionalen Printmedien erfolgt zur Wahrung berechtigter Interessen des Vereins (vgl. Artikel 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO). Das berechtigte Interesse des Vereins besteht in der Information der Öffentlichkeit durch Berichtserstattung über die Aktivitäten des Vereins. In diesem Rahmen werden personenbezogene Daten einschließlich von Bildern der Teilnehmer zum Beispiel im Rahmen der Berichterstattung über sportliche Ereignisse des Vereins veröffentlicht.

  1. Die Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten:

Personenbezogene Daten der Mitglieder, die am Aus- Fortbildungs- und Wettkampfbetrieb der Landesfachverbände teilnehmen, werden zum Erwerb einer Lizenz, einer Graduierung, Qualifikation oder sonstiger Teilnahmeberechtigung an den jeweiligen Landesfachverband weitergegeben.

  1. Die Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung der Dauer:

Die personenbezogenen Daten werden für die Dauer der Mitgliedschaft gespeichert.

Mit Beendigung der Mitgliedschaft werden die Datenkategorien gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen weitere zehn Jahre vorgehalten und dann gelöscht. In der Zeit zwischen Beendigung der Mitgliedschaft und der Löschung wird die Verarbeitung dieser Daten eingeschränkt.

Bestimmte Datenkategorien werden zum Zweck der Vereinschronik im Vereinsarchiv gespeichert. Hierbei handelt es sich um die Kategorien Vorname, Nachname, Zugehörigkeit zu einer Mannschaft, besondere sportliche Erfolge oder Ereignisse, an denen die betroffene Person mitgewirkt hat. Der Speicherung liegt ein berechtigtes Interesse des Vereins an der zeitgeschichtlichen Dokumentation von sportlichen Ereignissen und Erfolgen und der jeweiligen Zusammensetzung der Mannschaften zugrunde.

Alle Daten der übrigen Kategorien (z.B. Bankdaten, Anschrift, Kontaktdaten) werden mit Beendigung der Mitgliedschaft gelöscht.

  1. Der betroffenen Person stehen unter den in den Artikeln jeweils genannten Voraussetzungen die nachfolgenden Rechte zu:
  • das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO,
  • das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO,
  • das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO,
  • das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO,
  • das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 DSGVO,
  • das Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO,
  • das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Artikel 77 DSGVO
  • das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen zu können, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung hierdurch berührt wird.
  1. Die Quelle, aus der die personenbezogenen Daten stammen:

Die personenbezogenen Daten werden grundsätzlich im Rahmen des Erwerbs der Mitgliedschaft erhoben.

Datenschutzordnung Kodokan Olsberg e.V.

Präambel

Der Kodokan Olsberg e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert und nicht automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

§ 1 Allgemeines

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sport- und Kursbetrieb und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

  1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.
  2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Abteilungs- und ggf. Mannschaftszugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag, Kyu-Grad und Gewicht für Meldungen zu Wettkämpfen und Lehrgängen, Lizenzen im Sportbereich (Lizenznummern), sowie Erfolge im Sportlichen Bereich.
  3. Als Mitglied der Fachverbände und Genossenschaften (z.B. DJB, NWJV, LSB, KSB, DJJU, VBS) ist der Kodokan Olsberg e.V. verpflichtet, bestimmte personenbezogene Daten dorthin zu melden. Übermittelt werden z.B. Namen und Alter der Mitglieder, Namen der Vorstandsmitglieder mit Funktion, Anschrift, Telefonnummern, Faxnummer und Email- Adresse.
  4. Der Kodokan Olsberg e.V. hat Versicherungen abgeschlossen oder schließt solche ab, aus denen er und/oder seine Mitglieder Leistungen beziehen können. Soweit dies zur Begründung, Durchführung oder Beendigung dieser Verträge erforderlich ist, übermittelt der Verein personenbezogene Daten seiner Mitglieder an das zuständige Versicherungsunternehmen. Der Verein stellt hierbei vertraglich sicher, dass der Empfänger die Daten ausschließlich dem Übermittlungszweck gemäß verwendet.

§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

  1. Im Zusammenhang mit seinem Sportbetrieb sowie sonstigen satzungsgemäßen Veranstaltungen veröffentlicht der Kodokan Olsberg e.V. personenbezogene Daten und Fotos seiner Mitglieder in seinen Publikationen sowie auf seiner Homepage und übermittelt Daten und Fotos zur Veröffentlichung an Print- und Telemedien sowie elektronische Medien. Dies betrifft insbesondere Start- und Teilnehmerlisten, Mannschaftsaufstellungen, Ergebnisse, Wahlergebnisse sowie bei sportlichen oder sonstigen Veranstaltungen anwesende Vorstandsmitglieder und sonstige Funktionäre. Die Veröffentlichung/ Übermittlung von Daten beschränkt sich hierbei auf Name, Vereins- und Abteilungszugehörigkeit, Graduierung, Funktion im Verein und – soweit aus sportlichen Gründen (z.B. Einteilung in Wettkampfklassen) erforderlich – Gewichtsklasse, Alter oder Geburtsjahrgang. Ein Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand der Veröffentlichung von Einzelfotos seiner Person widersprechen. Ab Zugang des Widerspruchs unterbleibt die Veröffentlichung/ Übermittlung und der Verein entfernt vorhandene Fotos von seiner Homepage.
  2. In seinen Publikationen sowie auf seiner Homepage berichtet der Kodokan Olsberg e.V. auch über Ehrungen seiner Mitglieder und/ oder andere besondere Ereignisse. Hierbei werden Fotos von Mitgliedern und folgende personenbezogene Mitgliederdaten veröffentlicht: Name, Vereins- sowie Abteilungszugehörigkeit und deren Dauer, Graduierung, Funktion im Verein und – soweit erforderlich – Alter, Geburtsjahrgang oder Geburtstag. Berichte hierzu nebst Fotos darf der Verein auch an andere Print- und Telemedien sowie elektronische Medien übermitteln. Im Hinblick auf Ehrungen und Geburtstage kann das betroffene Mitglied jederzeit gegenüber dem Vorstand der Veröffentlichung/Übermittlung von Einzelfotos sowie seiner personenbezogenen Daten allgemein oder für einzelne Ereignisse widersprechen. Wird der Widerspruch rechtzeitig ausgeübt, unterbleibt die Veröffentlichung/ Übermittlung. Anderenfalls entfernt der Verein Daten und Einzelfotos des widersprechenden Mitglieds von seiner Homepage und verzichtet auf Wunsch des Mitgliedes auch auf künftige Veröffentlichungen/ Übermittlungen.
  3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
  4. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands, der Trainerinnen und Trainer, der Übungsleiterinnen und Übungsleiter mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.

§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Vorstand zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.

Der Vorstand stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

  1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Trainern, Übungsleitern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
  2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt oder der sportliche Betrieb des Vereins dies erfordert. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
  3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

§ 6 Kommunikation per E-Mail

  1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.
  2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden, es sei denn alle betroffenen Personen haben der Offenlegung und Versendung ohne „bcc“ freiwillig und frei zugestimmt (diese Regelung gilt bis zum Wiederruf einer oder mehrerer betroffenen Personen).

§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Trainerinnen und Trainer, Übungsleiterinnen und Übungsleiter), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

§ 8 Datenschutzbeauftragter

Da im Verein weniger als 10 Personen ständig mit der Verarbeitung personenbezogener Daten zu tun haben, ist es nicht notwendig diesen zu ernennen. Sollte der Verein 10 oder mehr als 10 Personen beschäftigen, die ständig mit der Verarbeitung personenbezogener Daten betraut sind, ist vom Vorstand unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben ein Datenschutzbeauftragter zu ernennen. Ist es dem Verein nicht möglich einen Datenschutzbeauftragen aus den eigenen Reihen zu bestellen, so ist dieser verpflichtet einen externen Datenschutzbeauftragten zu engagieren.

§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

  1. Der Verein unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Vorstand und Verantwortlichen für Öffentlichkeitsarbeit im Verein. Änderungen dürfen ausschließlich durch die oben genannten Personen vorgenommen werden.
  2. Der Verantwortliche für Öffentlichkeitsarbeit ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.
  3. Abteilungen, Gruppen und Mannschaften bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritte (z.B. Homepage, Facebook, Twitter) der ausdrücklichen Genehmigung des Vorstandes. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die Abteilungen, Gruppen und Mannschaften Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber der Vorstand weisungsbefugt ist. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des Vorstandes, kann dieser nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist unanfechtbar.

§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

  1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder –weitergabe für den Verein, abseits des Vereinsbetriebs, ist untersagt.
  2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.

§ 11 Inkrafttreten

Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins am 25.05.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins, sowie einer Auslage in gedruckter Form in der Sporthalle, in Kraft. Änderungen im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben werden durch den Vorstand aufgenommen, eingepflegt und durch den Gesamtvorstand beschlossen. Diese Änderungen sind ab dem Tag des Beschlusses durch den Gesamtvorstand gültig.